工程建设档案资料管理规定
（试行）
建设工程项目档案是指学院新建、改建和扩建工程按照建设程序形成的反映项目建设的真实记录。为规范建设工程档案管理，保证建设项目档案资料的完整、正确、系统，根据《档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》，特制定本规定。
一、建设工程档案资料范围
（一）前期文件资料
1．立项文件。主要包括立项依据性文件，考察调研报告，专家建议文件，有关请示、批复等文件，有关会议记录、会议纪要等。
2．地质勘察类文件。主要包括地质勘探合同，工程水文、地质勘探报告，地质地形图，有关会议记录、会议纪要等。
3．设计类文件。主要包括设计任务书及批复，设计合同，设计委托书或招标投标文件，设计评审论证相关文件、记录，设计成果文件（含初步设计、方案设计、设计施工图、工程概算等），有关会议记录、会议纪要等。
4．报建类文件。主要包括建设用地选址意见书及批复，规划红线图，建设用地规划许可证（环保、市政、消防、园林、人防、污水等部门审核意见书），建设工程施工许可证等。
5．工程施工和监理招标投标类文件。主要包括招标代理公司比选或委托相关文件资料，招标代理合同，招标、投标、评标文件，中标通知书等，有关会议记录、会议纪要等。
6．合同、协议文件。主要包括合同、协议及补充合同、协议，合同、协议审阅底稿，有关会议记录、会议纪要等。
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（二）工程实施期文件资料
1．综合类文件。主要包括开、竣工报告，施工组织设计文件，施工定位放线测量记录，工程师指令，业务联系单等。
2．工程质量管理类文件。主要包括设计变更文件，隐蔽工程验收槽记录，施工材料质量验收检测实验资料，单位工程质量验收评定资料，有关会议记录、会议纪要等。
3．工程安全管理类文件。主要包括安全管理措施或方案，安全检查记录，安全事故处理和整改记录，各级各类安全文件或指令，安全管理评价文件，有关会议记录、会议纪要等。
4．工程造价管理类文件。主要包括各类技术核定单，各类收方记录，工程竣工图，有关会议记录、会议纪要等。
5．监理类文件。主要包括各类监理指令，监理月报资料，有关会议记录、会议纪要等。
（三）竣工验收文件
1．各类竣工图（如总平面布置图、建筑、结构竣工图、水电综合管网图等）。
2．工程竣工验收报告。
3．勘察单位工程质量检查报告。
4．设计单位工程质量检查报告。
5．施工单位工程质量竣工报告。
6．监理单位工程质量评估报告。
7．建设工程竣工验收备案表。
8．专业竣工验收鉴定证书。
9．与此有关的会议记录、纪要等。
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（四）现场声像资料
1．工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像；
2．重大工程建设全过程的照片和录像。
（五）其它属工程建设有关的文件资料。
二、收集与保管
（一）工程档案资料由规划建设处负责收集、整理。
（二）档案资料应保管在专用档案资料室。
（三）档案资料管理人员应按照工程项目文件形成顺序及项目完成情况及时收集、分类和整理，编目造册，便于查阅和归档。
（四）在工程竣工验收阶段，应按照相关规定编制并报送达州市建设档案馆。
（五）工程实施完毕后，应按照学院档案管理规定将应归档的文件资料及时整理，移送档案馆归档保存。
三、查阅与留存
（一）学院工作人员因工作需要查阅档案资料，应向档案管理人员办理借阅手续，查阅完毕后及时归还。
（二）学院工作人员因工作需要留存档案资料，应向档案管理人员说明情况，并办理登记手续。
（三）校外单位需借阅档案资料，须经学院分管院领导批准同意后方可借阅。
四、其它
（一）从事档案资料管理工作的人员必须认真负责，确保档案资料的完整和安全。因工作疏忽或其他原因造成档案资料丢失或损毁的，将追究当事人的责任。
（二）本规定自公布之日起试行。
